Het is hèt marketingwoord, dè hype – de “Cloud”.
Iedereen biedt cloudoplossingen aan, in allerlei soorten en maten, refererend aan legio diensten en functionaliteiten.
Je administratie in de cloud, je telefonie in de cloud, werken in de cloud. Maar wat ís het nou eigenlijk, die cloud? En wat heb jij eraan? Maar is het ook veilig, en mág het allemaal wel?

In dit artikel probeer ik uit te leggen wat we verstaan onder de cloud en in welke opzichten de cloud in je voordeel kan werken, maar ook hoe de cloud tegen je kan werken.

Wat verstaan we onder de cloud?
Het klinkt heel abstract, idyllisch misschien wel – de term spreekt tot de verbeelding, dat is een feit. Maar wat is de cloud dan?

In wezen is de cloud niets anders dan de “computer van iemand anders”.

Dat geeft te denken, hè? En toch is het zo. Op het moment dat je bij een van de grote spelers op de markt een teamwerkoplossing in de cloud huurt, komt het erop neer dat jij een deel van een server huurt, waarop voor jou software is geïnstalleerd. Additioneel kan hier een stuk opslag bij zitten waar de data die jij maakt (documenten, e-mails etc.) neergezet wordt. Ook deze data staat dus op de server van die andere partij.
Via je internetverbinding krijg jij toegang tot deze software en je eigen data. Vaak via een website of een VPN-verbinding.
Veel meer is de cloud niet.

Wat zijn de mogelijke voordelen voor jou?
Hoe haal jij je voordeel uit de cloud? Tsja, dat ligt er een beetje aan wat jij in de cloud doet.
Ikzelf heb bijvoorbeeld mijn boekhouding in de cloud. Daarvoor betaal ik een vast bedrag per maand. Waarschijnlijk was een simpel (open source) boekhoudprogramma op mijn eigen PC veel goedkoper geweest, zeker als je rekent over bijvoorbeeld drie jaar. Maar ik zie wel een aantal voordelen wat maakt dat ik “graag wat meer betaal”.
Zo garandeert de aanbieder dat mijn data veilig is. Er kan niemand bij behalve ik en mijn boekhouder. Maar zij zorgen ook voor de backups van mijn data en ook die garanderen ze.
Daarnaast kan ik altijd en overal boekhouden – vanuit het kantoor, thuis, het strand… Met een computer, tablet of telefoon. Ik heb dus ook altijd, op ieder moment, parate antwoorden voor klanten die vragen hebben over mijn facturen, maar ik kan ook op ieder moment een offerte of factuur opmaken en verzenden. Voor mij ideaal, een gerust idee en voor mij dus het geld waard.

Eigenlijk is dat ook meteen de grote toegevoegde waarde van diensten in de cloud; ze zijn altijd en overal benaderbaar, via ieder device, mits er een internetverbinding beschikbaar is.
Dat betekent in praktijk dan ook vaak dat je ongeacht je geografische positie, je toch samen met anderen kunt werken aan hetzelfde project.

Dus er zijn geen nadelen?
Ja, zeker wel. Niet voor iedereen in alle situaties, maar er zijn zonder twijfel een paar punten waarover goed moet worden nagedacht alvorens je de overstap maakt naar de cloud.

Wáár is je data?
De belangrijkste is denk ik dat je jezelf de vraag moet stellen: “waar is mijn data?”, en dat bedoel ik letterlijk. Zodra jij je data in de cloud plaatst, weet jij dan met zekerheid waar je data geografisch gezien is? Staat je data in Amsterdam, Amersfoort misschien? Of in blijkt dat jouw data in de Verenigde Staten op een server staat? Of in Ierland? En als je data dan ineens ver over je eigen landsgrens blijkt te staan, hoe zit het dan met de wet- en regelgeving daar? Mag jouw data dan zomaar bekeken worden door de plaatselijke overheidsdiensten of een beveilingsdienst? En als jij jouw data dan terug wil trekken uit dat land, kan en mag dat dan nog?
In veel gevallen zijn grotere cloudoplossingen geografisch verspreid over meerdere servers, zodat in geval van calamiteiten de dienst onverstoord en ononderbroken aan de clientèle kan worden aangeboden.
Stel nou dat jouw data in Amsterdam staat, heb je dan de garantie dat jouw data niet verplaatst wordt naar Ierland of Duitsland als er een probleem is met de server in Amsterdam? Vaak is het antwoord op deze vraag zelfs onduidelijk voor de aanbieder van de clouddienst, omdat de aanbieder zelf voor zijn product clouddiensten afneemt van een derde partij.

Het feit of je data in Nederland of in het buitenland staat zou je mogelijk bar weinig kunnen interesseren. Als je data maar beschikbaar is en geborgd tegen verlies. Toch?

Echter, op het moment dat er in jouw data bijvoorbeeld gegevens van patiënten voorkomen, of als jij met juridische stukken van derden (klanten) werkt, dan wordt het verhaal heel anders. Die data mag namelijk bij de Nederlandse wet onze landsgrenzen niet overschrijden! En de boetes en repercussies zijn enorm – denk aan tuchtraden en royementen! Dus ga vooral eerst na hoe dat zit binnen jouw branche – aan welke wet- en regelgeving ben jij gebonden?

Krijg ik mijn data terug?
Ik zie al jaren tendensen. Als gemeenschap herhalen we bepaalde activiteiten als het op automatisering aankomt. We wilden aanvankelijk graag een eigen PC op het werk. Alles bij jezelf houden. Toen besloten we geleidelijk aan om te consolideren. Programma’s en data op een paar sterke servers centraal in het bedrijf en alleen een eenvoudige terminal op de werkplek.
Nu willen we vaak toch weer ons eigen ding, maar we moeten wel kunnen samenwerken. Denk aan de cloud en BYOD (Bring Your Own Device).
De kans is aanwezig dat we over een aantal jaar onze tendensen voortzetten en besluiten dat we alle data die we zo leuk in de cloud hebben gezet weer terug in eigen beheer willen hebben. Gewoon in ons eigen pand, op onze eigen server in Ede-Wageningen.
Maar kán dat überhaupt?

Je e-mail naar de cloud verplaatsen is kinderlijk eenvoudig. Er worden prachtige tools aangeboden door de verschillende aanbieders om supersnel en supereenvoudig je mail naar de cloud te verhuizen. Maar zijn diezelfde tools beschikbaar om het tegenovergestelde te doen? Om je mail uit de cloud te halen weer naar je eigen mail op je eigen PC? Meestal is het antwoord op deze vraag negatief. Het gevolg? Vele honderden zoniet duizenden uren handwerk om de mail uit de kluwen van de cloud te trekken! Zeker iets om langdurig bij stil te staan…

Conclusie
Ik ben van mening dat de cloud op vele vlakken fantastische oplossingen biedt voor evenzovele problemen. We kunnen met behulp van de cloud processen koppelen, samenwerkingen verbeteren en daardoor onze slagvaardigheid vergroten. We moeten echter wel goed na blijven denken. Een goede risicoanalyse is hierbij van groot belang. Kennen we alle mogelijke gevolgen en scenario’s? En als we die kennen, hebben we dan ook oplossingen en procedures voor deze situaties?

Ik help graag nadenken over deze vraagstukken en neem met veel plezier en enthousiasme het voortouw in deze discussie!

image